1. Quiénes somos y cuál es nuestra función
AnalytixData ofrece software a preparadores de impuestos (los "Suscriptores"). Para la información que un Suscriptor pone en el portal sobre sus propios clientes (los "datos de Clientes"), como estados de cuenta, documentos fiscales, consentimientos firmados y datos de contacto, AnalytixData actúa como proveedor de servicios del Suscriptor: procesa esa información solo para prestarle el portal, siguiendo sus instrucciones, nuestros Términos de servicio y la sección 7216 del Internal Revenue Code. El aviso de privacidad del propio Suscriptor explica a sus clientes cómo él usa y comparte su información. Si usted es cliente de un preparador y tiene preguntas sobre su información, comuníquese primero con su preparador.
Para la información que recopilamos de los visitantes de nuestro sitio y de los Suscriptores (por ejemplo, cuando nos contacta o abre una cuenta), AnalytixData decide cómo se usa, como se describe abajo.
2. Información que recopilamos
De los visitantes: lo que usted nos envía por el formulario de contacto o de consulta (nombre, correo electrónico, teléfono, empresa, mensaje y horario preferido).
De los Suscriptores: los datos de la cuenta (nombre, despacho, correo, teléfono, dirección del negocio y, si los escribe, PTIN, EIN y EFIN, que se guardan cifrados), las cuentas de su personal y los ajustes de seguridad (verificación en dos pasos y dispositivos de confianza). Stripe procesa los pagos con tarjeta; nosotros nunca recibimos ni guardamos el número completo de la tarjeta.
Datos de Clientes, como proveedor de servicios: lo que el Suscriptor o su cliente sube o escribe, como estados de cuenta y otros documentos, respuestas del cuestionario, consentimientos y el registro de su firma (nombre escrito, fecha, dirección IP y dispositivo), y datos de contacto.
De forma automática: registros del servidor (dirección IP, navegador, fecha y hora, página solicitada) y un registro de auditoría de inicios de sesión, descargas y cambios, que se guardan por seguridad. Cookies: solo las necesarias para mantener su sesión abierta y recordar un dispositivo de confianza; su idioma y sus preferencias de pantalla se guardan en su navegador. No usamos cookies de publicidad ni de analítica, y no le seguimos en otros sitios web.
3. Para qué la usamos
Para prestar, proteger y dar soporte al portal; para leer y organizar estados de cuenta para el Suscriptor; para enviar los correos del portal (códigos de acceso, documentos y recordatorios); para cobrar las suscripciones; para responder consultas; y para cumplir la ley y protegernos contra fraudes e incidentes de seguridad.
No vendemos información personal y no la compartimos para publicidad.
Usamos la información de la declaración de un cliente solo como la ley permite a su preparador conforme a la sección 7216: para procesarla para el preparador y, de cualquier otra forma, solo con el consentimiento firmado del propio cliente (por ejemplo, el consentimiento opcional para el uso).
4. Quién la recibe
Nuestros proveedores de servicios, cada uno solo con lo que necesita para su función y obligado a protegerlo:
- Hostinger International Ltd. — Alojamiento: el servidor donde funcionan la Plataforma, su base de datos y su almacenamiento de archivos: Todos los datos de la Plataforma; AnalytixData cifra los archivos antes de guardarlos.
- Backblaze, Inc. — Respaldos fuera del servidor, en los Estados Unidos: Solo respaldos cifrados; Backblaze nunca tiene la clave.
- Resend — Envío de los correos de la Plataforma: Nombre y correo del destinatario y el texto del correo (por ejemplo, el nombre de un documento y un enlace).
- Proveedor de servicios de clasificación de movimientos (nombrado en el consentimiento del cliente y en los Términos de servicio): Fechas, descripciones y montos de los movimientos, solo de los clientes que lo seleccionaron en su consentimiento IRC §7216 firmado.
- Proveedor de servicios de procesamiento de documentos (nombrado en el consentimiento del cliente y en los Términos de servicio): Imágenes de estados de cuenta escaneados, solo de los clientes que lo seleccionaron en su consentimiento IRC §7216 firmado.
- Stripe, Inc. — Cobro de la suscripción y pagos con tarjeta: Los datos de facturación del propio Suscriptor; ningún dato de Clientes.
También podemos divulgar información cuando la ley lo exija (por ejemplo, una orden judicial) o para proteger la seguridad del portal y de sus usuarios. Si el negocio se transfiere, la información pasaría al nuevo titular bajo esta misma política.
5. Cuánto tiempo la conservamos
Los documentos y estados de cuenta que se suben al portal se conservan hasta siete (7) años desde la fecha en que se suben, salvo que el preparador los borre antes. Los consentimientos firmados y las cartas de compromiso firmadas (la copia firmada en PDF y el registro de la firma) se conservan siete (7) años desde la fecha de la firma; el preparador no los puede borrar antes, ni siquiera al borrar el expediente del cliente. Al terminar ese plazo, el archivo se elimina automáticamente. Un registro bajo retención legal (legal hold) no se elimina mientras dure la retención.
Los datos de una cuenta cancelada o impaga, incluidas las copias firmadas, se eliminan seis (6) meses después de que terminó su acceso.
Lo que se elimina sale de los respaldos cifrados en un máximo de 12 meses, a medida que estos se renuevan.
Las consultas recibidas por el sitio se conservan mientras sean necesarias para contestarlas y darles seguimiento.
6. Cómo la protegemos
Los archivos y los identificadores sensibles se cifran con AES-256 antes de guardarse; las conexiones usan TLS; las cuentas del portal exigen verificación en dos pasos y el acceso se limita por funciones; los enlaces que reciben los clientes son personales, de un solo destinatario y vencen; cada acceso a un archivo queda en un registro de auditoría; y los respaldos se cifran antes de salir del servidor. Seguimos la Regla de Salvaguardas de la FTC (16 CFR parte 314). Ningún sistema es completamente seguro; si ocurre un incidente que afecte datos de Clientes, avisamos al Suscriptor como dicen los Términos de servicio.
7. Sus opciones y derechos
Según el estado donde viva, puede tener otros derechos sobre su información. Le responderemos como lo exija la ley aplicable.
Señales "Do Not Track": como no le seguimos en otros sitios, no cambiamos nuestras prácticas cuando el navegador envía esa señal.
El sitio y el portal están dirigidos a profesionales y a sus clientes adultos; no recopilamos a sabiendas información de menores de 13 años por medio del sitio.
8. Cambios a esta política
Si cambiamos esta política, publicaremos la nueva versión en esta página con su fecha. Si el cambio es importante, avisaremos a los Suscriptores por correo electrónico.