Cómo reconstruir registros fiscales y del negocio después de un desastre

Un desastre puede destruir los papeles y archivos que sus clientes necesitan para su declaración de impuestos, para la asistencia federal y para los reclamos de seguro. El IRS publicó el Consejo Tributario 2026-67, con fecha 2 de septiembre de 2026, con pasos que los contribuyentes afectados pueden seguir para reconstruir esos registros. Si usted prepara declaraciones para clientes que presentan el Anexo C (Schedule C) o para dueños de pequeños negocios en una zona de desastre, esta lista le puede servir para compartir con ellos.

Empiece con la transcripción de la declaración

El registro que más se necesita después de una pérdida por desastre es la transcripción de la declaración de impuestos. El IRS indica que los contribuyentes pueden obtenerla de tres maneras. Pueden registrarse en su Cuenta en línea individual para ver, imprimir o descargar sus transcripciones. Pueden pedirla por correo o llamando al servicio automatizado de transcripciones al 800-908-9946, que normalmente tarda entre 5 y 10 días calendario en entregarse. También pueden presentar el Formulario 4506-T, Solicitud de transcripción de declaración de impuestos.

Recuerde a los clientes que tienen un negocio que la transcripción muestra lo que se reportó en la declaración. No reemplaza el libro de contabilidad del negocio ni los documentos originales que respaldan esas cifras.

Estados de cuenta bancarios y de tarjetas de crédito

Los bancos y las compañías de tarjetas de crédito suelen permitir que los usuarios vean los estados de cuenta anteriores en línea. Pida a sus clientes que revisen primero esas cuentas. Los estados antiguos pueden mostrar pagos del negocio, compras de equipo y depósitos que ayudan a reconstruir los libros.

Bienes personales y equipo del negocio

Las fotos, los videos, los cheques cancelados y los recibos pueden ayudar a establecer el valor de los bienes dañados o perdidos. El IRS también indica que los contribuyentes pueden consultar fuentes en línea para ayudar a determinar el valor justo de mercado. En el caso de equipo, herramientas, inventario u otros activos del negocio, esos mismos registros pueden respaldar el valor de lo perdido.

Registros de bienes raíces

Documentos de la propiedad: Pida copias a la compañía de títulos, a la compañía de depósito en garantía (escrow) o al banco que manejó la compra.
Mejoras a la casa: Comuníquese con los contratistas que hicieron el trabajo y pida estados que comprueben el trabajo y su costo. También pueden servir descripciones escritas de amigos y familiares que vieron la propiedad antes y después de las mejoras.
Propiedad heredada: Revise los registros judiciales para ver los valores de sucesión (probate). Si existía un fideicomiso o una sucesión, el cliente puede comunicarse con el abogado que lo manejó.
Sin registros disponibles: Consulte en la oficina de tasación del condado (county assessor) si hay registros antiguos que indiquen el valor de la propiedad.

Registros de vehículos

Los dueños de vehículos pueden investigar el valor justo de mercado actual de la mayoría de los vehículos en línea o en la mayoría de las bibliotecas. También pueden pedir al concesionario donde se compró el auto una copia del contrato de venta. Esto importa tanto para los vehículos de trabajo como para los personales.

Mensajes de alivio por desastre en las cuentas en línea del IRS

Los contribuyentes en una zona de desastre pueden ver ahora mensajes personalizados en su Cuenta en línea individual. Los mensajes destacan el alivio tributario, incluidas las prórrogas de los plazos para presentar y pagar, y tienen un enlace a otra información de asistencia por desastre. Los clientes también pueden leer noticias sobre el alivio tributario por desastre en su área en la página Around the nation de IRS.gov.

Qué decirles a sus clientes

Pida primero una transcripción de la declaración, ya sea por la cuenta en línea, por teléfono al 800-908-9946 o con el Formulario 4506-T.
Revise los estados de cuenta bancarios y de tarjetas de crédito para encontrar actividad pasada del negocio.
Reúna fotos, recibos, cheques cancelados y guías de valor en línea para los bienes perdidos.
Comuníquese con compañías de títulos, contratistas, tribunales, concesionarios y oficinas del condado para registros de propiedad y de vehículos.
Revise los mensajes de alivio por desastre en la Cuenta en línea individual y la página Around the nation para conocer las prórrogas vigentes en el área del cliente.

Publicaciones que conviene revisar

El IRS menciona varias publicaciones sobre estas situaciones. La Publicación 3067 (IRS Disaster Assistance) y la Publicación 547 (Casualties, Disasters, and Thefts) cubren las reglas generales. La Publicación 584 (Casualty, Disaster, and Theft Loss Workbook) es para pérdidas personales. La Publicación 584-B (Business Casualty, Disaster, and Theft Loss Workbook) es para pérdidas del negocio. También están disponibles DisasterAssistance.gov y las preguntas frecuentes del IRS para víctimas de desastres.

Este artículo resume el Consejo Tributario 2026-67 del IRS. Revise las publicaciones del IRS y la situación específica de su cliente antes de orientarle sobre cómo reportar cualquier pérdida.

Solo informativo, basado en la fuente del IRS enlazada arriba; no es asesoría fiscal ni legal para un caso específico.