Puerto seguro de minimis: gastos pequeños de hasta $2,500 o $5,000 por artículo

La sección 263(a) del Código de Impuestos Internos exige capitalizar los costos de adquirir, producir y mejorar bienes tangibles, sin importar el monto. Antes de los reglamentos finales sobre propiedad tangible, eso obligaba a decidir artículo por artículo si incluso una compra pequeña debía capitalizarse. La elección del puerto seguro de minimis (de minimis safe harbor) es la opción simplificada del IRS para estas compras de bajo costo.

Qué hace la elección

Usted puede elegir aplicar el puerto seguro a las cantidades pagadas para adquirir o producir bienes tangibles, en la medida en que las trate como gasto en su contabilidad financiera o en sus libros y registros. El IRS lo describe como una conveniencia administrativa. Si hace la elección, no tiene que capitalizar el costo de las compras pequeñas que califiquen.

Los dos límites

Sin estado financiero aplicable (AFS): hasta $2,500 por factura o por artículo, según lo respalde la factura. Este límite es de $2,500 para los años tributarios que comienzan a partir del 1 de enero de 2016. Antes era de $500; el Aviso 2015-82 lo subió a $2,500.
Con un AFS: hasta $5,000 por factura o por artículo, según lo respalde la factura.

Estos límites solo sirven para determinar si un gasto califica bajo el puerto seguro. No son un tope a lo que se puede reclamar como gastos del negocio bajo el Código.

A quién afecta

Los reglamentos finales se aplican a cualquier persona que pague o incurra en cantidades para adquirir, producir o mejorar bienes tangibles, sean inmuebles o bienes personales. Incluyen corporaciones, corporaciones S, sociedades, LLC y personas que presentan el Formulario 1040 o 1040-SR con el Anexo C (Schedule C), E o F. La mayoría de sus clientes con negocio pequeño o que trabajan por cuenta propia están cubiertos.

Qué cuenta como AFS

Un AFS incluye un estado financiero que debe presentarse ante la SEC. También incluye estados financieros auditados y certificados, acompañados de un informe de un CPA, como el que se entrega para un préstamo, para informar a los accionistas o para otros fines que no son tributarios. También cuenta un estado financiero que debe entregarse a un gobierno o agencia federal o estatal distinta del IRS o la SEC.

Requisito sobre libros y registros

Sin un AFS, no se requieren procedimientos contables por escrito. Sin embargo, debe registrar las cantidades como gasto en sus libros y registros del año según un procedimiento o política contable consistente que existiera al comienzo de ese año. Con un AFS, los procedimientos contables deben estar por escrito.

Lo que el puerto seguro no cubre

Cantidades pagadas por inventario y terreno.
Repuestos rotativos, temporales y de emergencia en espera que el contribuyente elige capitalizar y depreciar según la sección 1.162-3(d).
Repuestos rotativos y temporales que se contabilizan con el método opcional de la sección 1.162-3(e).

Además, las cantidades pequeñas aún pueden tener que capitalizarse según la sección 263A si incluyen costos directos o costos indirectos asignables de otros bienes producidos o adquiridos para reventa. Ciertos contribuyentes con ingresos brutos por debajo de los umbrales de la sección 448(c) están exentos de la sección 263A.

Artículos por encima del límite

Pasarse del límite no significa que el artículo deba capitalizarse. Simplemente el puerto seguro no se aplica a ese artículo y rigen las reglas normales. Por ejemplo, los materiales y suministros incidentales o los costos de reparación y mantenimiento aún pueden deducirse en el año según las reglas generales.

Si un cliente no tiene un AFS y su política contable es tratar como gasto los artículos de más de $2,500, esas cantidades aún pueden deducirse para fines tributarios federales si el cliente puede demostrar que su política refleja claramente el ingreso. Elegir el puerto seguro para los artículos de $2,500 o menos ayuda a asegurar que el IRS no cuestione esos artículos.

Cómo hacer la elección

Adjunte un escrito titulado "Section 1.263(a)-1(f) de minimis safe harbor election" a la declaración de impuestos federal original presentada a tiempo, incluidas las prórrogas, correspondiente al año en que se pagan las cantidades. Incluya el nombre, la dirección y el Número de Identificación del Contribuyente, además de la indicación de que se hace la elección.

Una vez hecha la elección, el puerto seguro debe aplicarse a todos los gastos que cumplan los criterios ese año. La elección es anual, así que el escrito debe adjuntarse a la declaración de impuestos de cada año. No es un cambio de método contable, por lo que no se presenta el Formulario 3115 para usarla, para cambiar la cantidad en una política de libros ni para dejar de usarla en un año posterior.

Materiales y suministros

Cuando se hace la elección, los materiales y suministros que también califican para el puerto seguro se tratan como costos de minimis y no como materiales y suministros. Se tratan como gasto en el año en que se pagan o se incurren. Los que no califican mantienen su trato habitual. El inventario que se contabiliza como materiales y suministros no incidentales bajo los procedimientos del método de efectivo para negocios pequeños sigue siendo inventario y no queda cubierto por el puerto seguro.

Qué decirles a los clientes

Verifique si el cliente tiene un AFS, porque eso determina si el límite es de $2,500 o de $5,000.
Confirme que los libros y registros del cliente ya tratan como gasto los artículos pequeños bajo una política consistente que existía al inicio del año.
Guarde las facturas, porque el límite se mide por factura o por artículo.
Recuerde que la elección debe hacerse cada año, con una declaración adjunta a una declaración de impuestos original presentada a tiempo.

Este artículo resume la página del IRS sobre los reglamentos finales de propiedad tangible. Revise la fuente del IRS y los reglamentos según los hechos específicos de cada cliente.

Solo informativo, basado en la fuente del IRS enlazada arriba; no es asesoría fiscal ni legal para un caso específico.