Registros para el Anexo C (Schedule C): cuenta bancaria, libros y documentos de respaldo

Unos registros ordenados facilitan preparar el Anexo C (Schedule C) y sustentarlo después. La página del IRS sobre qué tipo de registros guardar ofrece un esquema sencillo: libros que muestren con claridad los ingresos y los gastos, respaldados por documentos que sustenten cada anotación. Así se aplica a un cliente con cuenta bancaria del negocio.

Empiece con libros que muestren con claridad ingresos y gastos

El IRS dice que se puede elegir cualquier sistema de registros adecuado para el negocio, siempre que muestre con claridad los ingresos y los gastos. El tipo de negocio influye en los registros que hay que llevar para fines de impuestos federales.

El sistema debe incluir un resumen de las transacciones del negocio. Ese resumen normalmente se hace en los libros del negocio, como diarios y libros mayores contables. Los libros deben mostrar el ingreso bruto, así como las deducciones y los créditos.

Para la mayoría de los negocios pequeños, la cuenta corriente del negocio es la fuente principal de las anotaciones en los libros. En la práctica, la cuenta bancaria y sus estados de cuenta son el punto de partida de la mayoría de las anotaciones de sus clientes. El IRS también incluye los estados de cuenta entre los documentos que respaldan los gastos.

Se puede usar un programa de contabilidad u otro sistema electrónico si cumple los mismos principios básicos. Todos los requisitos que se aplican a los libros y registros en papel también se aplican a los registros electrónicos.

Los documentos de respaldo sustentan los libros

Las compras, las ventas, la nómina y otras transacciones generan documentos de respaldo. El IRS menciona comprobantes de venta, facturas pagadas, facturas, recibos, comprobantes de depósito y cheques cancelados. Contienen la información que se anota en los libros y respaldan las anotaciones en los libros y en la declaración de impuestos.

Guárdelos en orden y en un lugar seguro. El IRS sugiere organizarlos por año y por tipo de ingreso o gasto.

Ingresos brutos: los formularios 1099 no son todo

Los ingresos brutos son lo que el negocio recibe. Guarde documentos que muestren los montos y las fuentes de esos ingresos. El IRS da estos ejemplos:

Cintas de la caja registradora
Información de depósitos (ventas en efectivo y con tarjeta)
Talonarios de recibos
Facturas
Formularios 1099-MISC

Las instrucciones relacionadas del IRS explican cuándo se emiten formularios como el 1099-NEC y el 1099-K. Para los años tributarios que comienzan después de 2025, el Formulario 1099-NEC se presenta por cada persona a quien se pagó al menos $2,000 en el curso del negocio por servicios prestados por alguien que no es empleado (incluidos piezas y materiales), o por pagos a un abogado (casilla 1a).

En cuanto al Formulario 1099-K, las instrucciones actuales indican que una organización de liquidación de terceros (TPSO) debe informar los pagos por liquidación de transacciones de una red de terceros con un beneficiario participante que superen $20,000, cuando además el número total de esas transacciones supere 200.

Esos umbrales determinan cuándo un pagador o una TPSO tiene que emitir el formulario. Por eso, un cliente puede tener ingresos del negocio sin ningún formulario. Los libros aun así deben mostrar el ingreso bruto, así que compare lo que informan los formularios con los depósitos y las facturas en lugar de depender solo de los formularios.

Compras y gastos: qué debe mostrar cada documento

Las compras son los artículos que se adquieren para revender a los clientes. Los gastos son los costos de operar el negocio, aparte de las compras. En ambos casos, los documentos de respaldo deben identificar:

A quién se pagó
El monto pagado
La prueba de pago
La fecha en que se incurrió el costo
Una descripción del artículo o servicio que muestre que el monto fue una compra o un gasto del negocio

Algunos ejemplos son cheques cancelados u otra prueba de pago (incluidas transferencias electrónicas de fondos), recibos de cinta de caja registradora, recibos y estados de cuenta de tarjetas de crédito, y facturas. Para los gastos, también se incluyen los estados de cuenta. El IRS aclara que puede hacer falta una combinación de documentos para comprobar todos los elementos de una compra o un gasto.

Viajes, regalos y transporte

Si se deducen gastos de viaje, regalos o transporte, hay que poder comprobar (sustentar) ciertos elementos de esos gastos. El IRS remite a la Publicación 463, Travel, Gift, and Car Expenses, para más detalles.

Activos del negocio

Guarde registros de la maquinaria, los muebles y otros bienes que se usan en el negocio. Son necesarios para calcular la depreciación anual y la ganancia o pérdida al vender un activo. Los registros deben mostrar:

Cuándo y cómo se adquirió el activo, y el precio de compra
El costo de cualquier mejora
La deducción de la sección 179 y las deducciones por depreciación o pérdidas por hechos fortuitos
Cómo se usó el activo
Cuándo y cómo se dispuso de él, el precio de venta y los gastos de la venta

Las facturas de compra y venta, los estados de cierre de bienes raíces y los cheques cancelados u otra prueba de pago pueden mostrar esta información.

Impuestos sobre el empleo

Hay registros específicos de impuestos sobre el empleo que son obligatorios. Guarde todos los registros de empleo por al menos cuatro años. El IRS remite a Recordkeeping for employers y a la Publicación 15, Circular E, Employer's Tax Guide.

Qué decirles a los clientes

Usen un sistema que muestre con claridad ingresos y gastos, y tomen la cuenta bancaria del negocio como base de las anotaciones.
Guarden documentos de respaldo de cada anotación y organícenlos por año y por tipo de ingreso o gasto.
No dependan solo de los formularios 1099: registren todos los ingresos brutos y documenten sus montos y fuentes.
Para cada gasto, deben poder mostrar a quién se pagó, el monto, la prueba de pago, la fecha y la descripción.
Guarden los registros de empleo por al menos cuatro años.
Para más detalles, consulten la Publicación 583, Starting a Business and Keeping Records.

Solo informativo, basado en la fuente del IRS enlazada arriba; no es asesoría fiscal ni legal para un caso específico.